Las empresas y sus necesidades administrativas, y por lo tanto las de las oficinas modernas han cambiado, incrementándose los últimos años, por lo que se requiere de mayor movilidad y de la capacidad para transportar los recursos hasta el lugar donde se necesiten. Y la oficina movil ha sido de gran ayuda en este proceso, pues al permitir la movilidad de la oficina se pueden trasladar los elementos del personal administrativo que se necesiten, a los lugares más remotos y de una forma tan económica y segura, que cada vez más empresas alrededor del mundo la están implementado para diferentes usos.
Las oficinas móviles son parte de las construcciones modulares, que se caracterizan por no requerir materiales de construcción tradicionales, como cemento, ladrillos, blocks, varillas, etc., ni de la mano de obra de un albañil o de la intervención de un arquitecto para su diseño. Se llaman construcciones modulares porque se conforman por paneles de acero, poliestireno o multipanel, que se pueden ensamblar e instalar en prácticamente cualquier lugar, ya que las casetas o bodegas prefabricadas pueden ajustarse para que cumplan el papel de oficina.
Sin embargo las oficinas móviles actuales, diseñadas exclusivamente para tales fines, cuentan con ruedas y vienen completamente armadas, por lo que su traslado se facilita mucho más, ya que se pueden transportar con cualquier vehículo al ser fabricadas con materiales muy resistentes. Estas oficinas, además de utilizarse para realizar labores administrativas, se pueden utilizar como consultorios, laboratorios o centros de reuniones móviles, incluso como sedes para capacitaciones de campo, acercando los servicios a donde más se necesitan, y con todas las comodidades de cualquier oficina moderna.
Incluso pueden utilizarse como dormitorios para ahorrar en hoteles y albergar a varios trabajadores, especialmente para aquellos que trabajan como parte del área de seguridad y vigilancia.
Las construcciones de tipo modular han sido una verdadera ayuda para el mundo empresarial e industrial al permitir el ahorro en mano de obra y materiales, siendo la opción más económica para contar con una oficina movil; por otro lado, a la velocidad de instalación y ahorro en materiales debemos agregarle la increíblemente larga duración de los paneles, que cuentan con protección contra el frío (son aislantes térmicos), contra el ruido que se genera en las labores de construcción (son aislantes acústicos), y frente a los peligros del fuego en caso de que se presente un incendio (cuentan con protección ignífuga, por lo que no se queman y son resistentes a las flamas). Además los techos son impermeables, lo que garantiza el perfecto estado del equipo tecnológico que se traslada, así como la seguridad de los trabajadores administrativos que están al interior, y que pueden continuar con sus labores aún en las condiciones más adversas.
Las ventajas de las oficinas móviles, que sólo podrían haber sido concebidas hace varias décadas como soluciones para el trabajo de campo y para llevar servicios a los lugares más remotos, van de la mano con la rentabilidad, el ahorro y la funcionalidad. Vale la pena contar con una de estas oficinas, especialmente si tenemos un negocio en el que se deben llevar servicios a lugares más lejanos y remotos.
Incluso es factible portar sistemas móviles de Internet, con lo que se puede mantener la comunicación y el intercambio de información con la empresa en las instalaciones principales, pero también con sus diferentes departamentos, como el de inventario, producción o contabilidad para mantenerse al día con las necesidades de la empresa, los insumos disponibles, el estatus de pago del cliente al que atendemos, entre muchos otros aspectos.
La construcción modular se encuentra de moda en Europa y varias ciudades de Estados Unidos, donde no solo se utiliza como parte de labores empresariales o industriales, pues ha sido de gran ayuda para solucionar el problema de falta de vivienda, especialmente tras una tragedia meteorológica o natural, pues los módulos se pueden instalar en cualquier tipo de terreno de forma temporal con unas adaptaciones para ajustarse al terreno, aunque también pueden usarse para fabricar viviendas, ya que es mucho más económico, rápido y fácil que la construcción tradicional. En México el uso de las oficinas móviles se encuentra en crecimiento, debido a que las empresas comienzan a conocer y apreciar las ventajas que estos sistemas pueden brindarles, aunque las construcciones modulares en general se utilizan desde hace varios años con el fin de llevar servicios hasta donde se necesiten, ya sea en el sector industrial, de la construcción o incluso por parte de los gobiernos, ya que estos suelen utilizarlos para instalar comedores, consultorios, centros móviles de vacunación y esterilización de animales, entre otros usos.
En el mercado es posible encontrar una oficina movil del tamaño y características que el cliente requiera, para albergar a un mínimo de tres trabajadores y a un máximo de catorce, aunque cuentan con grandes comodidades como escritorios, baño, cocineta, frigobar y los modelos más grandes cuentan con áreas privadas, que pueden utilizarse como salas de juntas, consultorios, enfermería, dormitorios, casetas de vigilancia e incluso como bodega de mercancías e insumos.
El precio de las oficinas modulares es mucho más bajo que el de un edificio u oficina convencional, especialmente porque pueden trasladarse a otros lugares en cuanto se necesite y utilizarse con base en las necesidades particulares de cada zona de trabajo. Si bien las oficinas pueden adquirirse con ruedas y la posibilidad de trasladarse con mayor facilidad, también pueden adaptarse con materiales modulares, que permiten construir edificaciones tan grandes como se requiera, incluso de dos pisos, armándolos sin la necesidad de maquinaria, albañiles ni materiales costosos.
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